Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln

Zentrale Geschäftsstelle Köln

Teilzeit

Befristet

Aufgaben

Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke – Menschen Deine Motivation?
Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert – gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d). Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und zugleich zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation übernimmt.

Starttermin: schnellstmöglich
Arbeitsort: Zentrale Geschäftsstelle, Präses-Richter-Platz 1a, 51065 Köln
Arbeitszeitmodell: Teilzeit, 30 Stunden/Woche
Befristung: 2 Jahre

Was sind deine Aufgaben?

Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen
Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte
Unterstützung im Qualitätsmanagement einschließlich Vorbereitung von Audits
Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung
Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden
Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft in Vertretung, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung
Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen
Empfang und Betreuung von externen Besuchern, Bestellwesen, Unterstützung von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten

Qualifikationen

Womit punktest du bei uns?

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung
Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen
Sicherer Umgang mit MS Office
Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation
Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung
Eigenständigen Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung
Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken

Benefits

Das bieten wir dir! 

Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag)
Betriebliche Altersvorsorge
Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass
Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Über uns

Das Kolping-Bildungswerk Köln gGmbH ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.